| Datos | Finalidad | Base jurídica |
|---|---|---|
| Identificación y contacto de la cuenta (nombre, email, NIF, teléfono) | Alta, gestión del Servicio y soporte | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Datos de facturación de la suscripción | Cobro y obligaciones contables/fiscales | Obligación legal (art. 6.1.c) |
| Datos de uso del Servicio | Seguridad, mejora y mantenimiento | Interés legítimo (art. 6.1.f) |
| Comunicaciones comerciales (si procede) | Novedades del Servicio | Consentimiento (art. 6.1.a) |
Mientras dure la relación contractual. Tras darse de baja o eliminar la cuenta, los datos se conservan 30 días naturales (para que pueda descargarlos o volver) y después se suprimen. Si la prueba o la suscripción caducan sin renovarse y sin baja, la cuenta se suprime a los 90 días de caducar, con aviso previo por correo. Los datos de facturación de la suscripción se conservan seis años (art. 30 del Código de Comercio, que cubre también los cuatro de la normativa tributaria).
Para evitar que el periodo de prueba se use más de una vez, conservamos una huella cifrada e irreversible de tu correo electrónico, sin ningún otro dato, también después de eliminar tu cuenta.
No se ceden datos salvo obligación legal. Intervienen proveedores que actúan como encargados (alojamiento, pasarela de pago y correo), con los contratos exigidos por el art. 28 RGPD.
Los administradores de la cuenta pueden ejercer ellos mismos, desde la aplicación, los derechos de acceso y portabilidad («Mi suscripción» > «Descargar mis datos») y de supresión («Mi suscripción» > «Eliminar mi cuenta y mis datos»), también con la cuenta caducada o suspendida; cualquier usuario puede eliminar su propio usuario desde «Mi cuenta». Para estos y para los demás derechos (rectificación, oposición, limitación) también puede escribir a info@solucitron.es. Puede reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
Cuando el usuario introduce en Solucitron Factura datos de sus clientes para emitir facturas, el usuario es el responsable del tratamiento y Acro Securclass, S.L.U. es el encargado. Esta sección tiene valor de acuerdo de encargo de tratamiento, sin perjuicio de la firma de un contrato específico cuando el usuario lo solicite.
Alojamiento y procesamiento de los datos introducidos por el usuario con la única finalidad de prestar el Servicio de facturación y gestión fiscal. Su duración coincide con la vigencia de la suscripción.
| Categorías de interesados | Tipos de datos |
|---|---|
| Clientes del usuario (destinatarios de las facturas) | Nombre o razón social, NIF/CIF, dirección fiscal, datos de contacto, conceptos e importes facturados |
El usuario se compromete a no introducir categorías especiales de datos (art. 9 RGPD) salvo necesidad y base jurídica.
Para prestar el Servicio intervienen los siguientes proveedores, todos ellos sujetos a un contrato de encargo con garantías equivalentes a las de esta política:
| Proveedor | Finalidad | Ubicación |
|---|---|---|
| Acro Securclass, S.L.U. | Alojamiento de la aplicación y de la base de datos en servidor propio gestionado | España (UE) |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Pasarela de pago de la suscripción. No recibe datos de los clientes del usuario. | Irlanda (UE), con transferencias a EE. UU. |
| Servidor de envío de correo propio de Solucitron (Acro Securclass, S.L.U.), alojado en Hetzner Online GmbH | Envío de los avisos del Servicio al titular (altas, cobros, bajas, sugerencias). No envía las facturas del usuario. | Alemania (UE) |
| Anthropic, PBC | Lectura automática de tickets y facturas de gasto que el usuario sube voluntariamente, para extraer sus datos y evitar teclearlos | EE. UU. |
| Hetzner Online GmbH | Copia de seguridad principal de la plataforma (almacenamiento Storage Box), que incluye la base de datos del usuario | Alemania (UE) |
| Google Ireland Ltd. (Google Drive) | Segunda copia de seguridad, cifrada antes de salir de nuestros servidores: el proveedor no puede leer su contenido | Irlanda (UE), con transferencias a EE. UU. |
El correo con el que cada usuario envía sus facturas a sus clientes lo configura él mismo (su propia cuenta de Gmail, Outlook u otra) y sale directamente desde ella: Acro Securclass no interviene como intermediario en esos envíos.
Los proveedores situados en EE. UU. (Anthropic, y Stripe para parte de su operativa) tratan datos fuera del Espacio Económico Europeo. Dichas transferencias se amparan en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. (decisión de adecuación de la Comisión Europea de 10 de julio de 2023) cuando el proveedor está certificado, y subsidiariamente en las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea, junto con medidas complementarias. Puede solicitar copia de las garantías aplicadas escribiendo a info@solucitron.es.
Cuando el usuario sube la foto o el PDF de un ticket o una factura de gasto, el documento se envía a un modelo de inteligencia artificial que extrae sus datos (proveedor, NIF, importes, fecha) para no tener que teclearlos. El documento se procesa únicamente para esa extracción; el proveedor del modelo no lo utiliza para entrenar sus sistemas. No se adoptan decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ninguna persona (art. 22 RGPD): el resultado es siempre una propuesta que el usuario revisa y confirma. Esta función es opcional: el usuario puede introducir los gastos a mano.
Acro Securclass notificará al usuario sin dilación indebida cualquier violación de seguridad de la que tenga conocimiento, con la información necesaria para que el usuario cumpla sus obligaciones.
El usuario puede descargar todos sus datos cuando quiera desde «Mi suscripción» → «Descargar mis datos». Finalizada la prestación (baja o eliminación de la cuenta), dispone de 30 días naturales para descargarlos desde ese mismo sitio o desde el enlace que le enviamos por correo. Transcurrido ese plazo, Acro Securclass los suprime de forma segura y automática, y se lo comunica por correo. Las cuentas caducadas sin baja se suprimen igual a los 90 días de caducar, con aviso previo. De las copias de seguridad desaparecen según su rotación (7 copias diarias, 8 semanales, 12 mensuales y 5 anuales), es decir, en un plazo máximo de cinco años, durante el cual no se usan para nada salvo una restauración por desastre. Se exceptúan las facturas que Acro Securclass haya emitido al usuario por la suscripción, que deben conservarse por obligación legal (art. 30 del Código de Comercio y art. 66 de la Ley General Tributaria).